Deze verklaring geldt voor aanvragen via het Facebook- of Instagramformulier bij onze advertenties over contentproductie en het vastleggen van verhalen van dierbaren. Vibe Studios behandelt deze aanvragen persoonlijk, met automatische meldingen voor de ontvangst en opvolging. Deze verklaring vervangt niet de cookieverklaring van onze website.
Wie is verantwoordelijk?
Vibe Studios B.V., Strijkviertel 9-8, 3454 PG Utrecht, KvK 96112670, is verantwoordelijk voor de behandeling van je aanvraag. Voor vragen over persoonsgegevens kun je mailen naar hello@vibestudios.nl.
Welke gegevens en waarvoor?
We ontvangen je naam, e-mailadres en telefoonnummer en, afhankelijk van het formulier, je bedrijfsnaam of voor wie de opname bedoeld is, waarin je geïnteresseerd bent en wanneer je wilt starten. Ook gebruiken we de datum en herkomst van je aanvraag en de correspondentie die nodig is om deze te behandelen. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, mogelijkheden te bespreken, een offerte te geven en een eventuele boeking voor te bereiden. Vermeld geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens in je aanvraag.
Als je zelf een overeenkomst wilt sluiten, verwerken we de noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan die overeenkomst. Bij aanvragen namens een organisatie baseren we de noodzakelijke verwerking op ons gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen zorgvuldig af te handelen, afgewogen tegen jouw privacybelang. Een aanvraag is vrijwillig; zonder de noodzakelijke contactgegevens kunnen we niet antwoorden.
Je aanvraag is geen inschrijving voor een nieuwsbrief of doorlopende marketing. We gebruiken je aanvraag niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.
Wie ontvangt je aanvraag?
Je aanvraag komt binnen in Meta. Emy behandelt deze namens Vibe Studios. Mike van Link AI Agency ondersteunt de ontvangst en opvolging. Bevoegde beheerders hebben toegang voor zover dat nodig is voor hun taak. Bij een nieuwe aanvraag ontvangen Emy en Mike per e-mail je naam, e-mailadres, telefoonnummer en antwoorden op het formulier. Mike ontvangt deze gegevens ook in een privébericht via Telegram. In de algemene Vibe-klantgroep verschijnt uitsluitend een melding dat er een aanvraag is, zonder persoonsgegevens. Een lokale koppeling haalt de aanvraag op en verstuurt deze meldingen. Voor de afhandeling wordt lokaal een beperkt verzendregister bijgehouden om dubbele meldingen te voorkomen. Voor dit formulier wordt geen automatische registratie in GoHighLevel ingericht. Bij de persoonlijke opvolging kunnen we je rechtstreeks bellen op het opgegeven telefoonnummer of e-mailen op het opgegeven adres.
Facebook en Instagram verwerken gegevens ook voor hun eigen diensten. Daarvoor geldt het privacybeleid van Meta. Onze bewaartermijn hieronder bepaalt niet hoe lang Meta gegevens voor zijn eigen doeleinden bewaart.
Internationale verwerking
Voor de meldingen gebruiken we ook e-mail (waaronder Google Workspace voor Link AI) en Telegram. Deze aanbieders kunnen gegevens internationaal verwerken. Meer informatie staat in het privacybeleid van Google en het privacybeleid van Telegram. Telegram-botberichten zijn geen end-to-end versleutelde geheime chats. Meta werkt wereldwijd en kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Meta beschrijft de internationale verwerking en gebruikte waarborgen in zijn privacybeleid. Meta licht ook het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen toe; via die informatie kun je een kopie of nadere toelichting bij Meta aanvragen. Met vragen over de verwerking van jouw aanvraag door Vibe Studios kun je terecht op hello@vibestudios.nl.
Hoelang bewaren we je gegevens?
Als er geen boeking volgt, hanteren we maximaal zes kalendermaanden na het laatste inhoudelijke contact voor de aanvraag en de bijbehorende correspondentie die wij voor opvolging bewaren, inclusief de meldingskopieën in e-mail en privé-Telegram. Een gesprek over wensen, beschikbaarheid of een offerte is inhoudelijk contact; een automatische melding verlengt deze termijn niet. Gegevens kunnen eerder worden verwijderd, bijvoorbeeld als ze niet meer nodig zijn of op een geldig verwijderverzoek.
Komt er een boeking, dan bewaren we de noodzakelijke gegevens voor de uitvoering en afhandeling van de overeenkomst. Administratieve gegevens bewaren we zolang de wettelijke administratieplicht dat vereist. Bij een geschil bewaren we alleen de gegevens die noodzakelijk zijn zolang dat geschil of de betreffende rechtsvordering dit vereist. Deze uitzonderingen zijn geen reden om de volledige aanvraag onbeperkt voor marketing te bewaren.
Je rechten en vragen
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens, voor zover dat recht van toepassing is. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Mail je verzoek of een melding over de beveiliging naar hello@vibestudios.nl. We kunnen passende informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur niet ongevraagd een identiteitsbewijs mee. We reageren in beginsel binnen een maand. Als een wettelijke verlenging nodig is, informeren we je binnen die maand. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Versie 1.2. Bij een wijziging van deze aanvraagroute passen we de verklaring aan.